Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) merupakan pejabat yang memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan informasi publik, meliputi kegiatan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi pada badan publik, sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, khususnya pada Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 angka 9.

Di lingkungan Institut Agama Kristen Negeri (IAKN) Kupang, PPID ditetapkan melalui Keputusan Rektor sebagai bagian dari upaya institusi dalam memperkuat tata kelola perguruan tinggi yang baik (good university governance), yang berlandaskan pada prinsip transparansi, akuntabilitas, dan pelayanan publik yang berkualitas. Keberadaan PPID menjadi instrumen strategis dalam mendukung keterbukaan informasi sekaligus meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap institusi.

Struktur organisasi PPID IAKN Kupang terdiri atas Rektor sebagai Pengarah, Wakil Rektor I sebagai Atasan PPID, serta Wakil Rektor II dan Wakil Rektor III sebagai Dewan Pertimbangan. Pelaksanaan tugas PPID dipimpin oleh Ketua yang dibantu oleh Wakil Ketua I, Wakil Ketua II, dan Sekretaris.

Dalam pelaksanaan operasional, PPID didukung oleh PPID Pelaksana yang mencakup Biro AUAK, Pascasarjana, dan Fakultas. Selain itu, terdapat bidang-bidang teknis yang meliputi Bidang Penyediaan Informasi, Bidang Layanan Informasi, Bidang Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa, serta Bidang Sistem Informasi.